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Carrières

Coordonnateur(trice) de bureau, espaces et services clients – Estrie

publiée le 25 avril 2024

Avec plus de 550 ressources réparties dans 14 places d’affaires, Cain Lamarre est l’un des plus importants cabinets juridiques au Québec. Notre rayonnement, dans 8 régions du Québec, nous permet de vous offrir des perspectives de carrière stimulantes dans une ambiance conviviale. 

Cain Lamarre est à la recherche d’un(e) coordonnateur/trice de bureau, espaces et services clients pour ses deux places d’affaires de l’Estrie. La personne choisie sera responsable de l’organisation et du bon fonctionnement des espaces de bureau ainsi que des services internes et du personnel identifié à cette fin. À moins de situation particulière, il s’agit d’un poste exclusivement en présentiel qui requiert des déplacements ponctuels. Ce poste relève de la directrice régionale du capital humain et de la direction du territoire.

PROFIL RECHERCHÉ

La personne retenue se démarque par son sens de l’organisation qui lui permet de gérer plusieurs projets simultanément. Polyvalente et avec un grand souci du service à la clientèle, elle aime travailler en équipe et contribuer significativement au succès des places dont elle a la responsabilité et du cabinet en général. Elle assiste l’associé-directeur et les comités de direction dans la réalisation des tâches administratives courantes et participe à l’optimisation organisationnelle des lieux de travail. Une des responsabilités principales consiste à gérer efficacement les priorités tout en optimisant la gestion du temps des associés et des professionnels.

RESPONSABILITÉS CLÉS

  • Assister la direction dans la gestion, la coordination, la planification et le suivi des différentes tâches et responsabilités.
  • Assurer la coordination des différents services dans le cadre des processus d’accueil et de départ.
  • Assurer la préparation et participer à différents comités, assemblées ainsi que toute autre rencontre pour laquelle sa participation est requise. Préparer les ordres du jour, rédiger les comptes rendus et effectuer les suivis requis.
  • Planifier, organiser et coordonner les activités et évènements corporatifs. Supporter les professionnels pour assurer un lien efficace entre les évènements corporatifs et la communication de ceux-ci.
  • Assurer la logistique et le bon fonctionnement général des espaces de bureaux et des services internes. Responsable de l’approvisionnement en fournitures courantes, en denrées alimentaires et boissons.
  • Coordonner et planifier les aménagements, déménagements et nouvelles implantations dans le cours normal des affaires. Agir en soutien aux TI : configuration et soutien technique au niveau de la salle Teams, participe aux tâches d’approvisionnement et retours TI.
  • Collaborer à différentes initiatives d’amélioration et d’optimisation des processus, à l’élaboration et à la mise en œuvre de procédures reliées au fonctionnement des espaces du bureau ainsi que des services internes (notamment reprographie, salles de conférence et multifonctionnelles et cafétéria).
  • Coordonner l’archivage des dossiers avec le personnel de soutien.
  • Gérer l’horaire de présence à la réception, assurer la continuité de service à l’accueil durant les heures d’affaires et procéder à l’accueil des visiteurs lorsque requis. Assurer une prise en charge des visiteurs interne ou externe ayant des besoins particulier (bureau, hébergement, transport, etc.).
  • Agir à titre de personne-ressource avec les gestionnaires des immeubles et assurer le lien avec la direction des bureaux de l’Estrie. Responsable de l’activation et de la désactivation des accès aux locaux.
  • Agir à titre de personne responsable pour l’entretien des bureaux (ménage, entretien et réparations, stationnement, accès, etc.). Gérer des projets spéciaux ainsi que la relation avec les fournisseurs et les partenaires d’affaires.
  • Responsable du plan d’évacuation et des mesures d’urgence.
  • Conseiller et assister les professionnels et/ou les membre du personnel de soutien pour toute demande facilitant la gestion de la pratique professionnelle.
  • Faire des recommandations à la direction territoriale en lien avec des besoins de formation des membres du personnel de soutien.
  • Assurer le respect de l’application des politiques interne adoptées par le Cabinet par les ressources territoriales.
  • Autres tâches connexes reliées au soutien de l’administration et de la direction des bureaux de l’Estrie.

APTITUDES ET QUALITÉS RECHERCHÉES

  • Expérience dans un poste similaire.
  • Expérience au sein d’un cabinet de professionnels, un atout.
  • Excellentes habilités en gestion d’équipe et en relations interpersonnelles à tous les niveaux de l’organisation.
  • Sens du service à la clientèle irréprochable.
  • Sens politique et diplomatie éprouvés.
  • Capacité d’adaptation aux différentes situations et personnalités.
  • Aptitudes développées en planification et organisation.
  • Sens des priorités et capacité à gérer les urgences et plusieurs projets à la fois.
  • Autonomie, initiative, esprit d’équipe et proactivité dans le cadre des fonctions.
  • Rigueur dans l’exécution des tâches.
  • Polyvalent, dynamique et capacité à mobiliser les gens;
  • Expression et rédaction française de qualité, anglais parlé et écrit fonctionnel.
  • Maîtrise de la suite Office.

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