Politique de confidentialité

Introduction

En tant que société qui recueille des renseignements personnels par des moyens technologiques dans l’exploitation de son entreprise au Québec, CAIN LAMARRE, S.E.N.C.R.L. (« Cain Lamarre ») doit publier sur son site Internet une politique de confidentialité rédigée en termes simples et clairs.

Cette politique de confidentialité fait partie d’un ensemble de politiques et de pratiques encadrant la gouvernance de Cain Lamarre à l’égard des renseignements personnels, sur lesquelles des informations détaillées sont également publiées sur son site Internet.

Aperçu

Voici les questions principales auxquelles cette politique de confidentialité permet de répondre, en lien avec les éléments suivants :

Organisation

De qui les renseignements personnels recueillis relèvent-ils?

Catégories

Quels renseignements personnels sont recueillis et selon quels critères?

Consentement, refus et retrait

Sur quelles formes de consentement reposent l’utilisation et la communication des renseignements personnels recueillis?
Quoi faire et que sont les conséquences en cas de refus de fournir des renseignements personnels ou de moyens pour les fournir?
Comment retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels recueillis?

Finalités

À quelles fins les renseignements personnels sont-ils recueillis?

Moyens

Par quels moyens les renseignements personnels sont-ils recueillis?
Comment êtes-vous informé, au préalable, du recours à des témoins de connexion comprenant, le cas échéant, des fonctions permettant de vous identifier, de vous reconnaitre, de vous localiser ou d’effectuer un profilage à votre sujet et des moyens pour activer ces fonctions?

Communication

À quelles catégories de tiers peut-il être nécessaire de communiquer des renseignements personnels recueillis pour les fins déterminées?
Des renseignements personnels peuvent-ils être communiqués à l’extérieur du Québec ?

Protection et sécurité

Quelles sont les mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels ?

Accès et rectification

En quoi consiste vos droits d’accès et de rectification à l’égard des renseignements personnels recueillis à votre sujet et comment les exercer?

Questions, demandes et plaintes

À qui pouvez-vous adresser toute question ou demande relative à cette politique de confidentialité ou toute plainte relative à la protection des renseignements personnels relevant de Cain Lamarre?

Entrée en vigueur et modifications

À compter de quelle date cette politique de confidentialité est en vigueur et quand a-t-elle été modifiée pour la dernière fois?

1. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RELEVANT DE CAIN LAMARRE

Résumé : Les renseignements personnels collectés par Cain Lamarre dans le cadre de ses activités relèvent d’elle, sauf à l’égard des renseignements personnels sur autrui que lui communiquent ses mandants ou clients alors qu’elle agit en tant que mandataire ou prestataire de services pour eux, ces renseignements relevant ainsi d’eux.

Lorsque Cain Lamarre décide de recueillir des renseignements personnels et établit les fins pour lesquelles ils sont recueillis, utilisés ou communiqués (qu’elle les recueille, utilise ou communique elle-même ou qu’un mandataire ou prestataire de services le fasse pour elle), ces renseignements personnels relèvent de Cain Lamarre.

Lorsque Cain Lamarre agit comme mandataire ou exécutant d’un contrat de service ou d’entreprise et que la communication de renseignements personnels à Cain Lamarre est nécessaire à l’exercice du mandat ou à l’exécution du contrat, ces renseignements personnels relèvent plutôt du mandant ou du client de Cain Lamarre.

2. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Résumé : Cain Lamarre recueille des renseignements personnels nécessaires à ses fins légitimes déterminées avant la collecte, parmi les catégories suivantes : coordonnées d’affaires, coordonnées personnelles, travail, études, identification, situation économique, comportements, intérêts, préférences personnelles, renseignements techniques, audimétrie web, démographie, santé et services sociaux, biométrie et renseignements sensibles.

Collecte selon les fins déterminées : Les lois protégeant la vie privée permettent à Cain Lamarre de recueillir, en raison d’un intérêt sérieux et légitime, des renseignements personnels d’une autre personne pertinents à l’objet déclaré du dossier pourvu que les fins de la collecte soient déterminées avant celle-ci.

Ainsi, dans le cadre de votre relation avec Cain Lamarre ou lorsque vous utilisez une plateforme numérique, un service applicatif ou tout autre espace virtuel contrôlé par Cain Lamarre (site internet), il se peut que vous soyez appelé à fournir certains renseignements personnels qui vous concernent ou concernant d’autres individus (par exemple : témoins, membres de la famille, parties adverses, employés, administrateurs, dirigeants, actionnaires, investisseurs, partenaires commerciaux, clients, fournisseurs, etc.).

Catégories de renseignements : Sous réserve que ce soit nécessaire aux fins déterminées avant la collecte, nous pourrions recueillir des renseignements personnels notamment parmi les catégories suivantes :

Coordonnées d’affaires :

Renseignements permettant d’entrer en contact — ou de faciliter la prise de contact — avec vous dans le cadre de votre emploi, de votre entreprise ou de votre profession, tel que votre nom, votre fonction, votre employeur, votre poste ou votre titre, votre adresse ou vos numéros de téléphone ou de télécopieur de votre lieu de travail ou votre adresse électronique au travail, etc.

Coordonnées personnelles :

Adresse courriel, adresse résidentielle ou postale, numéros de téléphone mobile ou résidentiel, historique de domiciles, etc.

Travail :

Expériences professionnelles, historique de fonctions et d’emplois précédents (postes, durées, responsabilités, réalisations, références), tailles d’organisations, appréciations et recommandations relatives au savoir, savoir-faire et savoir-être, mentions dans les médias électroniques ou imprimés, etc.

Études :

Diplômes, établissements fréquentés, domaines d’études, années de scolarité, résultats scolaires, formations, attestations, certifications, etc.

Identification :

Date de naissance, sexe à la naissance, identité de genre, expression de genre, portrait photo, codes d’identification gouvernementaux, généalogie, grandeur, poids, caractéristiques physiques, etc.

Situation économique :

Salaire et autres sources de revenus, dossier de crédit, coordonnées bancaires, données de facturation, de paiement, patrimoine, dépenses, antécédents en matière de faillite, etc.

Comportements :

Participation à des événements et autres activités, publications sur les médias sociaux et sites web, etc.

Intérêts :

Sujets ou domaines juridiques ou industriels d’intérêt, adhésions à des associations, etc.

Préférences personnelles :

Préférences quant aux modes de communication, de paiement, en matière artistique, caritative, culinaire, culturelle, environnementale, linguistique, sociale, sportive, technologique, etc.

Renseignements techniques :

Adresse IP, type et version du navigateur, système d’exploitation, résolution d’écran, informations sur l’appareil utilisé, etc.

Audimétrie Web :

Dates et heures de connexions, pages visitées, actions posées sur un site Internet ou autres interactions avec le contenu en ligne, etc.

Démographie :

Âge, origine ethnique, nationalité, lieu de résidence, langue(s), appartenance à un groupe identifiable, etc.

Santé et services sociaux :

Renseignements ayant trait à l’état de santé physique ou mentale et ses facteurs déterminants, y compris les antécédents médicaux ou familiaux, relatifs à des services de santé ou des services sociaux obtenus ou demandés, notamment la nature de ces services, leurs résultats, les lieux où ils ont été offerts et l’identité des personnes ou des groupements qui les ont offerts, aux allergies, à la prise de médicament, à des prélèvements recueillis dans le cadre d’une évaluation ou d’un traitement, à tout implant ou toute orthèse, prothèse ou autre aide suppléant à une incapacité, etc.

Biométrie :

Caractéristiques biologiques, morphologiques ou comportementales (empreintes digitales, empreinte de la voix, forme du visage, patron de frappe au clavier, etc.)

Renseignements sensibles :

Renseignements suscitant un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, par leur nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de leur utilisation ou de leur communication, incluant dossiers d’antécédents judiciaires et/ou disciplinaires, rapports de police, inclusion sur des listes et registres de surveillance ou de sanctions, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques ou appartenance syndicale, données génétiques ou concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.

Limitation : Cain Lamarre ne recueillera que vos renseignements personnels nécessaires à ses fins légitimes et spécifiées pour lesquelles ils sont recueillis, n’utilisera ni ne communiquera ces renseignements personnels qu’à ces fins, à moins d’un consentement supplémentaire de votre part ou qu’elle ne soit autorisée à le faire ou n’y soit obligée par le droit applicable.

Identification des clients : Le Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats, le Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires et d’autres éléments de la législation encadrant la pratique des avocats et des notaires exigent que nous identifiions le client dans chaque dossier. Dans le cas d’une personne physique, cette identification s’effectue en obtenant son nom, son adresse personnelle ou d’affaires, son numéro de téléphone personnel ou d’affaires et son occupation, puis en notant et conservant ces renseignements au dossier. Au surplus, nous avons l’obligation de vérifier l’identité de nos clients et certaines personnes dans leur entourage en utilisant des documents ou informations de source fiable et indépendante lorsqu’un mandat à accomplir ou des services juridiques à fournir implique la réception d’un acte notarié ou de recevoir, débourser ou virer des fonds, ou de donner des directives à l’égard de ces activités, sauf exception prévues par règlement.

3. CONSENTEMENT, REFUS ET RETRAIT

Résumé : Le consentement à l’utilisation et la communication par Cain Lamarre des renseignements personnels que vous lui fournissez aux fins portées à votre connaissance lors de la collecte est généralement un effet de la loi. Pour des utilisations à d’autres fins, un consentement supplémentaire (manifesté de façon expresse dès qu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible) est requis. Le refus de fournir des renseignements personnels peut empêcher Cain Lamarre d’acquiescer à une demande de service ou à une demande relative à un emploi, et le retrait du consentement est possible.

Consentement par effet de la loi: Généralement, les lois protégeant la vie privée font en sorte que lorsque vous fournissez à Cain Lamarre des renseignements personnels qui vous concerne, vous consentez à leur utilisation et à leur communication à des tiers aux fins auxquelles ces renseignements sont recueillis du moment que vous êtes est informé, lors de la collecte (et par la suite sur demande) quant à certains éléments, notamment : (1°) des fins en question, (2°) des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis, (3°) des droits d’accès et de rectification prévus par la loi, (4°) de votre droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis; (5°) du nom du tiers pour qui la collecte est faite le cas échéant et (6°) de la possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.

Consentement à d’autres fins : Lorsqu’un renseignement personnel est appelé à être utilisé au sein de l’entreprise de Cain Lamarre à d’autres fins que celles pour lesquelles il a été recueilli, un consentement supplémentaire de votre part en tant qu’individu concerné est généralement requis. Dès qu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible (suscitant un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée), ce consentement doit être manifesté de façon expresse.

Refus: Si vous refusez de fournir un renseignement personnel ou qu’il soit recueilli par un moyen en particulier ou encore qu’il soit utilisé ou communiqué à une fin mentionnée lors de la collecte, veuillez en aviser notre responsable de la protection des renseignements personnels. Bien entendu, Cain Lamarre ne peut acquiescer à certaines demandes que si vous fournissez les renseignements personnels requis au traitement de ces demandes. Par conséquent, il se peut que Cain Lamarre soit dans l’impossibilité de répondre à une demande que vous lui présentez ou encore d’exécuter un mandat ou un contrat de service ou d’entreprise que vous souhaitez lui confier si vous refusez de lui fournir ces renseignements. En effet, les lois protégeant la vie privée permettent généralement à Cain Lamarre de refuser d’acquiescer à une demande de service ou à une demande relative à un emploi de votre part à cause de votre refus de lui fournir un renseignement personnel lorsque (1°) la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat; (2°) la collecte est autorisée par la loi; ou (3°) il y a des motifs raisonnables de croire qu’une telle demande n’est pas licite.

Retrait du consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à ce qu’on utilise ou communique des renseignements personnels recueillis à votre sujet, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez en aviser notre responsable de la protection des renseignements personnels.

4. FINS DE LA COLLECTE

Résumé : Les fins pour lesquelles Cain Lamarre recueille des renseignements personnels appartiennent à l’une ou l’autre des catégories suivantes: administration, vérifications et exécution, communication et publication, conformité et prévention, marketing et offres de services, contrôle de la qualité et améliorations, protection, sécurité et défense, gestion interne et profilage et fins déterminées ultérieurement. Dans certaines situations exceptionnelles, des lois protégeant la vie privée permettent à Cain Lamarre d’utiliser, sans votre consentement, un renseignement personnel à une autre fin que celles pour lesquelles il a été recueilli.

Nous recueillons les renseignements personnels aux fins suivantes :

Administration, vérifications et exécution :

administrer l’entreprise de Cain Lamarre;
ouvrir et tenir des dossiers et traiter les demandes;
vérifier et éviter les conflits d’intérêts et d’affaires;
vérifier la solvabilité de nos clients;
solliciter et évaluer des candidatures à des offres d’emploi, incluant la vérification de références, d’attestations et d’antécédents;
exécuter un contrat, accomplir un mandat ou fournir une prestation;
gérer la facturation et traiter les paiements.

Communication et publication :

communiquer avec nos clients, notre personnel, nos fournisseurs ou une partie prenante;
répondre aux questions qui nous sont adressées;
diffuser ou transmettre des avis, annonces, publications, invitations, correspondances et autres courriers.

Conformité et prévention :

nous conformer à nos obligations légales, réglementaires et déontologiques (dont l’identification des clients);
prévenir et détecter les risques relatifs à la fraude et la corruption.

Marketing et offres de services :

développer et entretenir nos relations d’affaires;
promouvoir nos services et notre site Internet;
envoyer des messages électroniques commerciaux;
prospecter;
préparer et transmettre nos offres de services.

Contrôle de la qualité et améliorations :

recevoir de la rétroaction pour notre amélioration continue;
tenir des statistiques sur la qualité de nos prestations;
améliorer notre site Internet, incluant par audimétrie Web;
traiter et résoudre des réserves, insatisfactions et plaintes.

Protection, sécurité et défense :

protéger vos droits;
protéger la propriété ou la sécurité de Cain Lamarre ou assurer sa défense (nous pouvons, par exemple, utiliser vos renseignements personnels dans le cadre d’un litige).

Gestion interne et profilage :

acquérir, développer, refondre ou gérer nos propres systèmes d’information ou de prestation électronique de services;
gérer les connaissances et le savoir-faire parmi le personnel du cabinet;
évaluer certaines de vos caractéristiques, notamment à des fins d’analyse du rendement, de la situation économique, de la santé, des préférences personnelles, des besoins, des intérêts ou du comportement, selon le cas en tant que client, client potentiel, prestataire de service, entrepreneur, fournisseur, mandataire, agent, associé ou préposé de Cain Lamarre ou en tant qu’actionnaire, associé, administrateur, dirigeant, mandataire ou agent de telles personnes;
utiliser et communiquer vos renseignements aux fins et aux tiers ou catégories de tiers identifiés préalablement au recours à une technologie comprenant des fonctions permettant de vous identifier, vous localiser ou d’effectuer un profilage à votre sujet, conformément à vos paramètres de confidentialité applicables à cette technologie (par exemple un widget gérant les témoins de connexion).
faire respecter les conditions d’utilisation du site Internet;

Fins déterminées ultérieurement :

toutes autres fins auxquelles vous avez consenti, de façon expresse, implicite ou par effet de la loi.

Par ailleurs, les lois protégeant la vie privée permettent généralement à Cain Lamarre, sans votre consentement, d’utiliser un renseignement personnel à une autre fin que celles pour lesquelles il a été recueilli notamment lorsque son utilisation est :

à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli;
manifestement à votre bénéfice;
nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité;
nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un produit ou de prestation d’un service que vous avez demandé; ou
nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et que le renseignement personnel est dépersonnalisé.

5. MOYENS DE COLLECTE

Résumé : Vos renseignements personnels sont recueillis par divers moyens technologiques et traditionnels. Cain Lamarre utilise des technologies comme les témoins de connexion pour reconnaitre ou identifier et localiser des visiteurs de son site Internet et/ou effectuer un profilage de ceux-ci, en les informant préalablement et en précisant les moyens offerts pour activer ces fonctions.

Les renseignements personnels relevant de Cain Lamarre seront recueillis par divers moyens technologiques ou autres, tels que formulaires, conversations (téléphoniques ou en personne), correspondance ou tout autre moyen de communication par lequel vous entrez en contact avec nous. Plus spécifiquement, les renseignements personnels peuvent être recueillis notamment par les moyens suivants :

Boite vocale
Clavardage
Courriel
Documents (sur support papier ou sur un autre support), incluant documents technologiques
Enregistrement vidéo et/ou audio
Extranet
Formulaire électronique
Livres et registres en ligne
Logiciel-service d’assistance client
Messageries de réseaux sociaux
Notification électronique
Portails
Service d’authentification
Signatures électroniques
Stockage infonuagique de fichiers
Télécopieur
Témoins de connexion et autres technologies comprenant des fonctions permettant de vous identifier, vous reconnaitre ou vous localiser ou d’effectuer un profilage
Textos

Témoins de connexion : Certains renseignements personnels peuvent être recueillis en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un profilage de visiteurs du site Internet de Cain Lamarre, notamment par des témoins de connexion (communément appelés cookies). Avant qu’une telle technologie ne soit utilisée à votre égard, Cain Lamarre vous informe, via un widget ou tout autre moyen approprié, du recours à cette technologie et des moyens offerts pour activer les fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un profilage d’un visiteur. (Un témoin de connexion est un élément d’information qui, lors de la consultation d’un site Internet ou de l’utilisation d’une application mobile, est transmis entre un serveur et un navigateur Web ou un appareil.)

6. COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Résumé : Cain Lamarre s’abstient de communiquer des renseignements personnels à des tiers sauf avec consentement ou lorsque les lois applicables l’y obligent ou le lui permettent quant à certaines personnes dans des conditions particulières (notamment pour l’externalisation d’un traitement), tout en respectant les devoirs de confidentialité, le secret professionnel de l’avocat ou du notaire ainsi que le privilège relatif au litige et en évaluant les risques préalablement aux communications à l’extérieur du Québec.

Limitation de la communication : En principe, nul ne peut communiquer à un tiers les renseignements personnels qu’il détient sur vous, à moins que vous n’y consentiez ou que les lois protégeant la vie privée applicables ne le prévoient.

Devoir de confidentialité : Nos professionnels membres d’un ordre professionnel ont des obligations déontologiques et, à ce titre, nous ne communiquerons aucun renseignement personnel protégé par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire ou par le privilège relatif au litige d’une manière susceptible de le compromettre à moins que, selon le cas, notre mandant ou notre client y ait renoncé ou que nous ayons l’autorisation ou soyons obligés d’agir ainsi en vertu du droit applicable.

Communication par Cain Lamarre : Sous réserve de ses obligations, Cain Lamarre peut communiquer des renseignements personnels à des tiers (par exemple, les parties adverses, leurs conseillers, leurs experts, des témoins, des mandataires et des prestataires de services), y compris dans le contexte de procédures juridiques et de transactions commerciales.

Catégories de destinataires : Au besoin, Cain Lamarre peut, sans votre consentement, communiquer des renseignements personnels à certains tiers, notamment ceux appartenant à l’une ou l’autre des catégories de personnes énumérées ci-dessous, dans la mesure où cette communication est nécessaire, dans l’exercice de leurs fonctions, à la réalisation des fins pour lesquelles elles en ont reçu communication :

prestataires de services et/ou mandataires, y compris un organisme ou un individu si cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise que Cain Lamarre confie par écrit à cet organisme ou cet individu (par exemple nos prestataires de services pour l’hébergement de notre site Internet, le stockage infonuagique de fichiers ou l’externalisation de traitement de données) en indiquant, dans le mandat ou le contrat, les mesures que le mandataire ou l’exécutant du contrat doit prendre pour assurer la protection du caractère confidentiel du renseignement personnel communiqué, pour que ce renseignement ne soit utilisé que dans l’exercice de son mandat ou l’exécution de son contrat et pour qu’il ne le conserve pas après son expiration;
autorités gouvernementales et organismes chargés de l’application de la loi, lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons communiquer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal, à une assignation à témoigner, à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
institutions financières, dans le cas d’une transaction commerciale et dans le cadre de nos mandats;
assureurs de Cain Lamarre;
organismes de réglementation, tels que le Barreau du Québec, la Chambre des notaires ou autres organismes se rapportant à l’exercice de la profession d’avocat ou de notaire;
conjoint ou proche parent d’une personne décédée, si la connaissance de ce renseignement est susceptible d’aider le requérant dans son processus de deuil et que l’individu décédé n’a pas consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès;
parties adverses, si vous nous le demandez ou si la justice le réclame; et
toute autre entité ou personne, lorsque la loi nous permet ou impose de communiquer un renseignement personnel sans votre consentement.

Communication à l’extérieur du Québec : Vos renseignements personnels peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec, où des régimes juridiques applicables à la protection des renseignements personnels diffèrent de celui du Québec. Cette communication à l’extérieur du Québec est possible notamment lorsque Cain Lamarre confie à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver pour son compte de tels renseignements personnels. Toutefois, avant de communiquer à l’extérieur du Québec un renseignement personnel, Cain Lamarre procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour s’assurer qu’il bénéficierait d’une protection adéquate. Malgré tout, en vertu d’une ordonnance légale rendue au Québec ou à l’extérieur du Québec, vos renseignements personnels pourraient être mis à la disposition d’autorités gouvernementales ou d’organismes chargés de l’application de la loi dans cette juridiction (comme les tribunaux et les autorités responsables de la sécurité nationale) puisqu’aucun contrat ni autre moyen ne peut prédominer sur les lois d’une administration gouvernementale, qu’elle soit domestique ou étrangère.

Communication à Cain Lamarre : Généralement, les lois protégeant la vie privée ne permettent pas à une personne qui exploite une entreprise de communiquer à des tiers un renseignement personnel qu’elle détient sur vous sans votre consentement, sauf dans certaines circonstances (par exemple à son procureur, à un mandataire ou prestataire de services à certaines conditions ou à d’autres catégories de personnes prévues par les lois protégeant la vie privée applicables à la situation.) Si, en tant que personne qui exploite une entreprise, vous communiquez à Cain Lamarre (ou à ses prestataires de services et mandataires) des renseignements personnels concernant un individu autre que vous-même (y compris des parties adverses et d’autres personnes qui sont parties à des procédures judiciaires), vous ne devez le faire qu’avec le consentement de l’individu concerné ou que si la loi vous autorise à le faire sans le consentement de l’individu concerné.

7. MESURES DE PROTECTION ET DE SÉCURITÉ

Résumé : Cain Lamarre prend des mesures de sécurité matérielles, organisationnelles, et techniques adaptées aux caractéristiques des renseignements personnels pour les protéger contre la perte ou le vol ainsi que l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.

Mesures raisonnables : Cain Lamarre prend les mesures de sécurité matérielles, organisationnelles et techniques propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de la méthode de stockage, de leur répartition, de leur format et de leur support.

Portée des mesures : Les mesures de sécurité protègent les renseignements personnels contre, notamment, la perte ou le vol ainsi que l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés et elles comprennent notamment des mesures raisonnables d’authentification de votre identité en tant qu’individu auquel ces renseignements se rapportent.

Description de mesures : Nous mettons en place notamment les mesures brièvement décrites ci-dessous.

Mesures matérielles

Nous réservons l’accès aux bureaux aux personnes autorisées et nous contrôlons cet accès par des clés d’accès individualisées dont l’utilisation est journalisée.
Nous verrouillons les classeurs lorsque la sensibilité des renseignements personnels de dossiers qu’ils contiennent le justifient.

Mesures organisationnelles

Inspections : Nous procédons régulièrement à diverses inspections de sécurité informatique.
Formation et sensibilisation du personnel : Nous nous assurons que le personnel de Cain Lamarre ayant accès à vos renseignements personnels suive périodiquement des formations visant à acquérir et maintenir une vigilance et des comportements adéquats en matière de vie privée et de protection des renseignements personnels.
Journalisation et limitation des accès : Nous avons des outils et fonctionnalités de gestion permettant de journaliser les accès aux dossiers informatisés et de veiller à ce que les membres du personnel ne puissent avoir accès à vos renseignements personnels que si ces derniers sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions selon les fins prédéterminées auxquelles ces renseignements sont recueillis.
Minimisation : Nous limitons les renseignements personnels que nous collectons à ce qui est nécessaire à l’accomplissement des fins prédéterminées auxquelles ces renseignements sont recueillis.
Politiques et pratiques de gouvernance : Nous avons établi et mis en oeuvre des politiques et pratiques encadrant la gouvernance de Cain Lamarre à l’égard des renseignements personnels et propres à assurer la protection de ces renseignements.
Tests contre les stratagèmes frauduleux : Nous procédons régulièrement à des tests auprès des membres de notre personnel visant à réduire les risques d’être victimes de fraudes basées sur l’usurpation d’identité comme l’hameçonnage.

Mesures techniques

Chiffrement des données : Nous utilisons des technologies de chiffrement, tant pour les données en transit que pour celles au repos, afin de les rendre inexploitables par quiconque ne possède pas la clé cryptographique nécessaire pour les déchiffrer.
Pare-feu : Nous mettons en place des systèmes de pare-feu pour filtrer les flux de données entre notre réseau interne et les réseaux externes.
Systèmes de détection et tests d’intrusions informatiques : Nous surveillons et bloquons les accès non autorisés à nos réseaux et systèmes d’information.
Sauvegardes régulières : Nous réalisons des sauvegardes régulières des données pour permettre leur récupération en cas de perte ou de dommages.
Mise à jour et gestion des correctifs : Nous maintenons nos logiciels et systèmes à jour avec les derniers correctifs de sécurité pour nous prémunir contre les vulnérabilités connues.
Authentification à deux facteurs : Pour vérifier et valider l’identité des utilisateurs autorisés, nous imposons un processus de contrôle où ils doivent régulièrement fournir deux éléments issus de deux facteurs d’authentification distincts.

8. ACCÈS ET RECTIFICATION

Résumé : Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que Cain Lamarre détient sur vous et de demander leur rectification si ces renseignements sont incomplets, inexacts, ou non à jour.

Droit d’accès : Cain Lamarre, lorsqu’elle détient un renseignement personnel relevant d’elle sur vous, à votre demande, vous en confirme l’existence et vous donne communication de ce renseignement en vous permettant d’en obtenir une copie. À votre demande, tout renseignement personnel informatisé est communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible. À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un renseignement personnel informatisé recueilli auprès de vous, et non pas créé ou inféré à partir d’un renseignement personnel vous concernant, vous est, à votre demande, communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Ce renseignement est aussi communiqué, à votre demande, à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement. Lorsque le requérant est une personne handicapée, des mesures d’accommodement raisonnables sont prises, sur demande, pour lui permettre d’exercer le droit d’accès prévu par la présente section.

Droit de rectification : Outre les droits prévus au premier alinéa de l’article 40 du Code civil du Québec, vous pouvez, si le renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, exiger de Cain Lamarre qu’il soit rectifié.

9. QUESTIONS, DEMANDES ET PLAINTES

Résumé : Toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels relevant de Cain Lamarre peut être adressée à son directeur des services juridiques et de la conformité.

Traitement d’une question, demande ou plainte : Toute question ou demande relative à cette politique de confidentialité ou toute plainte relative à la protection des renseignements personnels relevant de Cain Lamarre peut être soumise, selon le processus de traitement établi, au directeur des services juridiques et de la conformité de Cain Lamarre, à qui la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels a été déléguée. Ses coordonnées sont publiées dans cette section du site Internet de Cain Lamarre, parmi les informations détaillées au sujet des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance de Cain Lamarre à l’égard des renseignements personnels.

10. ENTRÉE EN VIGUEUR ET MODIFICATIONS

Résumé : Toute modification de la politique de confidentialité de Cain Lamarre prenant effet après son entrée en vigueur fera l’objet d’un avis de modification publié sur son site Internet et diffusé par tout moyen propre à atteindre les individus concernés au moins 15 jours avant, sauf exception.

Entrée en vigueur : Cette politique de confidentialité est en vigueur à compter de la date correspondante indiquée ci-bas.

Modifications : Toute modification à cette politique de confidentialité fera l’objet d’un avis de modification publiée sur le site Internet de Cain Lamarre et diffusée par tout moyen propre à atteindre les individus concernés.

Avis de modification : À moins de circonstances justifiant un délai plus court, toute modification ne devrait entrer en vigueur qu’après un délai de 15 jours à compter de la date de publication d’un avis à cet effet. Cet avis indiquera :

la date de sa publication;
l’objet général des modifications apportées à la politique de confidentialité, lesquelles peuvent être précisées dans la section destinée à la politique de confidentialité sur le site Internet de Cain Lamarre;
la date de l’entrée en vigueur des modifications;
les motifs pour lesquels la politique doit être modifiée dans ce délai plus court si l’avis mentionne un délai plus court que le délai de 15 jours.

Date d’entrée en vigueur : 21 septembre 2023.